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Las mejores prácticas en la Prevención de Fraude

Tabla de contenidos

¿Qué tan protegida está tu empresa?

En esta publicación mostramos algunas de las mejores prácticas en la prevención de fraude que pueden ayudarte a proteger tus transacciones financieras. Te invitamos a revisar estos consejos para determinar qué tan bien protegida está tu empresa y que tan avanzado se encuentra el plan de prevención del fraude. Verás que muchos de estos métodos se pueden poner en práctica de manera fácil y económica.

No importa el tipo de negocio, el riesgo de fraude siempre está presente. Si bien no es posible predecir por qué o cuándo tu organización puede convertirse en un objetivo, hay muchas cosas que se pueden hacer para reducir la posibilidad de fraude.

Recopilación de información

  • Consulta diaria: consultar todas tus transacciones bancarias comerciales a diario o con la mayor frecuencia posible. Puedes acceder a estos datos de forma rápida y sencilla en línea.
  • Coincidencia positiva de pago y beneficiario: enviar una copia del archivo de emisión de tu cheque o transferencia, incluidos los detalles del beneficiario. Los cheques entrantes diarios se pueden monitorear y si los elementos no coincidentes, incluido si el beneficiario está alterado, se pueden marcar para su acción inmediata.
  • Estados de cuenta bancarios de fin de mes: revisar todos los elementos del estado de cuenta. has saber a tu institución financiera de forma inmediata si algún elemento del estado de cuenta no concuerda con los registros.

Verificar las consideraciones

  1. Centralizar su emisión de cheques: No dejes cheques a disposición de personal no autorizado.
  2. Guardar bajo llave los cheques: Guarda de forma segura y separada los cheques no emitidos, los sellos de firma por fax y cualquier formulario de reorden de cheques.
  3. Hacer cumplir los procedimientos de seguridad: Mantén el control de tus existencias de cheques durante todo el proceso de impresión, emisión, firma y envío de cheques. Además, verifica las existencias con frecuencia y sin previo aviso.
  4. Papel de cheque: La selección de tu papel de cheque es importante. Insiste en las existencias de control de calidad para mejorar tu protección contra el fraude. Existen proveedores de cheques que ofrecen muchas de las últimas características de seguridad como:
    -Micro-impresión
    -Protección química
    -Mensaje de fibras fluorescentes y tinta de seguridad
    -Marcador holográfico
    -Candado
    -Estampado de láminas
  5. Números de serie de reconocimiento de caracteres de tinta magnética (MICR): Los números de serie MICR deben utilizarse en la compensación de cheques de todas las cuentas comerciales.
  6. Impresión de cheques: Al imprimir y procesar cheques: Utiliza una fuente tipográfica de 10 puntos o más.
phishing bancario

Visualizar las alternativas de pagos

  • Pagos de facturas: Completar los pagos de facturas de rutina de forma electrónica. Los servicios bancarios por Internet pueden facilitarte los pagos posfechados.
  • Pagos de impuestos: Pagar GST / HST / TVQ y otros pagos de impuestos complejos en un servicio de presentación y pago de impuestos basado en la Web.
  • Tarjetas de crédito: Animar a tu proveedores a aceptar pagos con tarjeta de crédito, para eliminar transferencias pequeñas. Dependiendo de la tarjeta utilizada, también puede acumular recompensas.
  • Cheques de nómina: Vincula tu software de nómina informático interno a un servicio de transferencia electrónica de fondos (EFT) para proporcionar depósitos en cuentas de empleados. Alternativamente.
  • Pagos a proveedores: Utiliza un servicio de consolidación de cuentas por pagar para el pago electrónico a proveedores que requieran información de respaldo del pago que se realiza por fax, correo electrónico o intercambio electrónico de datos (EDI).
  • Giros bancarios: Los giros bancarios perdidos se pueden reemplazar, pero el original sigue siendo válido. Para pagos en dólares estadounidenses u otras monedas, considera la posibilidad de realizar transferencias bancarias.
  • Pagos por transferencia manual: Utiliza un servicio de pago por transferencia en línea con funciones de seguridad como dispositivos de autenticación y plantillas de pago preautorizadas en lugar de instrucciones por fax o teléfono.
  • Pago preautorizado: Al autorizar a tus acreedores a debitar automáticamente los pagos en su cuenta, puedes administrar tu flujo de efectivo sabiendo exactamente cuándo se realizarán los pagos.

Consideraciones importantes

  • Cuentas de depósito locales: Elimina las cuentas locales para oficinas remotas. Envía los depósitos a una cuenta de depósito central y verifica la actividad diariamente.
  • Cajas de seguridad: Que tus clientes envíen los pagos por correo directamente a una caja de seguridad operada por un banco para centralizar y automatizar el cobro de cuentas por cobrar.
  • Artículos devueltos: Utiliza sellos de endoso que dirijan claramente los artículos devueltos a la cuenta de tu elección.
  • Servicios comerciales: Capacita a tus empleados para que reconozcan las prácticas sospechosas de fraude y establece un proceso de escalamiento para informarles de estos sucesos. Cumple con el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS), que protege la información del titular de la tarjeta de tus clientes y, en última instancia, tu marca. Y almacenar los borradores de ventas de forma segura y de mantener un control seguro sobre el equipo del punto de venta, que también se puede utilizar de forma fraudulenta.

Compatibilidad

  • Separar las funciones: Diferentes personas deben ser responsables de la escritura y/o firma de cheques y la conciliación del extracto bancario, así como de la ejecución de transferencias bancarias.
  • Cuentas especiales: Abrir cuentas separadas para separar funciones como transferencias entrantes y cheques pequeños de gran volumen.
  • Auditoría de seguridad: Se recomienda una auditoría completa por parte de un profesional de la contabilidad que incluya una revisión completa de sus procedimientos de seguridad.

Cuando consideran las pérdidas financieras las empresas, la interrupción y el daño a la confianza del cliente que puede venir con el fraude, implementar estas mejores prácticas es un pequeño precio a pagar.

Sistemas informáticos seguros

Protección de tu computadora

Hay una serie de cosas que se pueden hacer que te ayudarán a proteger tu información cuando utilice Internet.

  1. Manténte seguro utilizando un sistema operativo y un navegador con licencia legal y manténlos actualizados.
  2. Cierra sesión en los portales bancarios cuando hayas terminado tus operaciones.
  3. Protege tus nombres de usuario, contraseñas e información de inicio de sesión.
  4. Elige contraseñas únicas que puedas recordar para no tener que escribirlas. Debes utilizar una combinación de letras, números y caracteres especiales para una mejor protección.
  5. No utilices contraseñas que sean fáciles de adivinar para otras personas, como cumpleaños, apellidos o números de teléfono.
  6. Asegúrete de que el autocompletado u otras funciones de contraseña memorizadas en su navegador estén deshabilitadas.
  7. Guarda contraseñas en tu computadora, en Internet o en cualquier software no es una buena idea. Ya que permite a cualquier persona con acceso a esa información la posibilidad de hacerse pasar por ti.
  8. Nunca reveles tu(s) contraseña(s) a nadie, especialmente en línea, ni siquiera a la policía, tu institución financiera o tu proveedor de servicio de Internet.
  9. Protege tu computadora de los hackers y otros intrusos instalando software que te permita estar seguro, por ejemplo un anti-malware, anti-spyware y un firewall.
  10. Borra la memoria caché de tu navegador constantemente, deseablemente al final de cualquier sesión que tengas en tu banca en línea. Esto eliminará todas las páginas, archivos e informes que tu navegador pueda haber guardado temporalmente en su disco duro.
phishing como evitarlo

Suplantación de identidad

El correo electrónico no es un medio de comunicación totalmente seguro, similar a una conversación por teléfono celular que se puede monitorear fácilmente. Nunca debes incluir información bancaria en un correo electrónico. Solo las consultas generales deben enviarse por correo electrónico. La información personal que no debe enviarse por correo electrónico incluye, entre otros, números de cuenta, nip de seguridad y contraseñas.

El phishing es un ataque con el que un defraudador envía un correo electrónico de apariencia auténtica que parece provenir de una empresa legítima para obtener información personal y financiera. Estos correos electrónicos de phishing dirigen a los destinatarios a hacer clic en enlaces que los redirigen a sitios web apócrifos.

Estos sitios están diseñados para engañar a los clientes haciéndoles creer que en realidad están visitando un sitio web legítimo de la empresa. Una vez en el sitio fraudulento, le pide al destinatario del correo electrónico que ingrese información personal y/o financiera, que luego se utiliza para cometer fraude.

Cómo evitar las estafas de phishing

Si bien la banca en línea es muy segura, como regla general, se debe tener cuidado al dar información financiera personal a través de Internet.

  • Sospecha de cualquier correo electrónico con solicitudes urgentes de información financiera personal.
  • Los correos electrónicos de phishing generalmente incluyen declaraciones molestas o emocionantes (pero falsas) para que las personas reaccionen de inmediato.
  • Los correos electrónicos de phishing NO suelen ser personalizados, pero pueden serlo. Los mensajes válidos de tu banco generalmente son personalizados, pero siempre llama para verificar si no estas seguro
  • No utilices los enlaces de un correo electrónico para acceder a ninguna página web.
  • Adquiere el hábito de ingresar la dirección de cualquier sitio web bancario, de compras, de subastas o de transacciones financieras tú mismo y no dependas de los enlaces mostrados.
phishing que es

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