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Controles internos para prevención y detección de fraude

Tabla de contenidos

Una “Encuesta de fraude de KPMG” encontró que las organizaciones están reportando más experiencias de fraude que en años anteriores y que tres de cada cuatro organizaciones han descubierto fraudes. A continuación te hablaremos de controles internos para prevención y detección de fraude.

1. Concilie las cuentas bancarias de la empresa todos los meses

  • Exigir que la conciliación sea completada por una persona independiente que no tenga responsabilidades de contabilidad o de firma de cheques o que requiera una revisión supervisora ​​de la conciliación.
  • Examine los cheques cancelados para asegurarse de que se reconozca a los proveedores, que los gastos estén relacionados con el negocio, que las firmas sean de firmantes autorizados y que los endosos sean apropiados.
  • Examine los extractos bancarios y los cheques cancelados para asegurarse de que los cheques no se emitan fuera de secuencia.
  • Ponga sus iniciales y feche los extractos bancarios o el informe de conciliación para documentar que se realizó una revisión y conciliación, y archive los extractos bancarios y conciliaciones. Estás medidas son con el objetivo de prevención y detección de fraude.
deteccion de fraude

2. Utilice un sistema de controles y contrapesos para asegurarse de que ninguna persona tenga control sobre todas las partes de una transacción financiera

  • Exigir que las compras, la nómina y los desembolsos sean autorizados por una persona designada.
  • Separe las funciones de manejo (recibo y depósito) de las funciones de mantenimiento de registros (registro de transacciones y conciliación de cuentas).
  • Separe las funciones de compras de las funciones de cuentas por pagar.
  • Asegúrese de que la misma persona no esté autorizada para escribir y firmar un cheque.
  • Al abrir el correo, endosar o sellar cheques “Solo para depósito” y anotar los cheques en un registro antes de entregárselos a la persona responsable de depositar los recibos. Concilie periódicamente el registro de cheques entrantes con los depósitos. Para prevención y detección de fraude.
  • Exigir a los supervisores que aprueben las hojas de tiempo de los empleados antes de preparar la nómina.
  • Exigir que los cheques de pago sean distribuidos por una persona que no sea la que autoriza o registra las transacciones de nómina o prepara los cheques de nómina.
  • Si la agencia es tan pequeña que no puede separar las tareas, solicite una verificación independiente del trabajo que se está realizando, por ejemplo, por un miembro de la junta.
  • Exigir a los empleados del departamento de contabilidad que se tomen vacaciones.

3. Proporcionar a la Junta Directiva la supervisión de las operaciones y la gestión de la empresa

  • Monitorear la actividad financiera de la empresa de manera regular, comparando los ingresos y gastos reales con los presupuestados.
  • Requerir una explicación de cualquier variación significativa de los montos presupuestados.
  • Revise periódicamente el registro de cheques o el libro mayor para determinar si los impuestos sobre la nómina se pagan con prontitud.
  • Documentar la aprobación de los procedimientos y políticas financieras y los gastos importantes en las actas de la reunión de la junta.
  • Exigir a los auditores independientes que presenten y expliquen los estados financieros anuales a la Junta Directiva y que proporcionen cartas de gestión a la Junta.
  • Evalúe el desempeño del Director Ejecutivo anualmente contra una descripción de trabajo escrita.
  • Participar en la contratación / aprobación para contratar consultores, incluidos los auditores independientes.

4. Restrinja el uso de tarjetas de crédito de la empresa y verifique todos los cargos realizados a tarjetas de crédito o cuentas para asegurarse de que estén relacionados con el negocio

  • Limite el número de usuarios y tarjetas de crédito de la empresa.
  • Establecer una política de que las tarjetas de crédito son solo para uso comercial; prohibir el uso de tarjetas para fines personales con reembolso posterior.
  • Establezca límites de cuenta con compañías o proveedores de tarjetas de crédito.
  • Informar a los empleados sobre el uso apropiado de las tarjetas y las compras no permitidas.
  • Exija a los empleados que presenten recibos originales detallados de todas las compras.
  • Examine los extractos de las tarjetas de crédito y los recibos correspondientes cada mes, de forma independiente, para determinar si los cargos son apropiados y están relacionados con el negocio de la agencia. Recuerde la importancia de detección y prevención de fraude.
fraude interno en las empresas

5. Preparar todas las políticas y procedimientos fiscales por escrito y obtener la aprobación de la Junta Directiva. Incluya políticas y / o procedimientos para lo siguiente:

  • Desembolsos de efectivo
  • Asistencia y salida
  • Reembolsos de gastos y viajes
  • Uso de activos de la agencia
  • Pautas de compra
  • Dinero para gastos menores
  • Conflictos de interés

6. Asegúrese de que los activos de la empresa, como vehículos, teléfonos móviles, equipos y otros recursos de la empresa, se utilicen únicamente para asuntos oficiales

  • Examine los informes de gastos, los cargos de tarjetas de crédito y las facturas telefónicas periódicamente para determinar si los cargos son apropiados y están relacionados con el negocio de la agencia.
  • Mantenga registros del vehículo, enumerando las fechas, horas, kilometraje o lecturas del odómetro, propósito del viaje y nombre del empleado que usa el vehículo.
  • Revise periódicamente los registros para determinar si el uso es apropiado y está relacionado con el negocio de la agencia.
  • Mantenga una lista de equipos y complete periódicamente un inventario de equipos.

7. Proteja los fondos de caja chica y otros fondos en efectivo

  • Limite el acceso a los fondos de caja chica. Mantenga los fondos en una caja o cajón con llave y restrinja el número de empleados que tienen acceso a la llave.
  • Solicite recibos para todos los desembolsos de caja chica con la fecha, la cantidad recibida, el propósito o uso de los fondos y el nombre del empleado que recibe los fondos que figuran en el recibo.
  • Concilie el fondo de caja chica antes de reponerlo.
  • Limite la cantidad de reabastecimiento de caja chica a un total que requiera reabastecimiento al menos una vez al mes.
  • Mantenga los fondos de los pacientes separados de los fondos de caja chica.

8. Evite o desaliente las transacciones con partes relacionadas

  • Exigir que exista una política de conflicto de intereses y un código de ética por escrito y que se actualice anualmente.
  • Requerir que las transacciones con partes relacionadas sean reveladas y aprobadas por el director.
  • Exigir licitaciones competitivas para compras y contratos importantes.
  • Desalentar la contratación de familiares y las transacciones comerciales con miembros de la Junta y empleados.

9. Proteja los cheques contra el uso fraudulento

  • Prohibir emitir cheques pagaderos en efectivo.
  • Dañe y conserve los cheques anulados.
  • Guarde los cheques en blanco en un cajón o gabinete con llave y limite el acceso a los cheques.
  • Exigir que los cheques se firmen solo cuando se ingrese toda la información requerida en ellos y se adjuntan los documentos que los respaldan (facturas, aprobación).
  • Requiere dos firmas en los cheques por encima de un límite especificado. Exigir la firma del miembro de la junta para la segunda firma por encima de un límite especificado más alto. (Asegúrese de que los cheques en blanco no estén firmados previamente). Para la prevención y detección de fraude.
  • Marque las facturas como “Pagadas” con el número de cheque cuando se emitan los cheques.
  • Habilite banderas ocultas o pistas de auditoría en el software de contabilidad.
fraude interno prevención

10. Proteja los cobros de efectivo y cheques

  • Asegúrese de que todo el efectivo y los cheques recibidos se registren y depositen de inmediato en el formulario recibido originalmente.
  • Emitir recibos de efectivo, utilizando un talonario de recibos numerado previamente.
  • Realice recuentos de efectivo sin previo aviso.
  • Concilie los recibos de efectivo a diario con la documentación adecuada (informes de caja, libros de recibos, tabulaciones por correo, etc.)
  • Centralice los recibos de efectivo siempre que sea posible.

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